Zahlungen & Mahnwesen·EN
Mahnwesen: von der Erinnerung bis zur Inkassoankündigung
Vier Mahnstufen mit BGB-konformen Gebühren und Verzugszinsen, automatisch oder manuell ausgelöst, mit Mahnschreiben als PDF und mehrsprachigen Vorlagen.
Die vier Stufen
Accountix führt überfällige Rechnungen durch bis zu vier Stufen:
| Stufe | Ton | Typischer Inhalt |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | freundlich | "sicher nur untergegangen" + neue Frist |
| 2. Mahnung | bestimmt | Fristsetzung, Hinweis auf Folgen |
| Letzte Mahnung | ernst | letzte Frist, Ankündigung der Übergabe |
| Inkassoankündigung | sachlich | Übergabe an Rechtsbeistand/Inkasso |
Jede Stufe hat eine eigene E-Mail-Vorlage (Platzhalter wie {invoiceNumber}, {newDueDate}, {totalDue}) und erzeugt ein förmliches Mahnschreiben als PDF-Anhang. Ist die Rechnung auf Englisch gestellt, gehen auch Mahnmail und Mahnschreiben auf Englisch raus.
Gebühren und Verzugszinsen
Auf Wunsch berechnet Accountix automatisch und BGB-konform:
- Verzugszinsen nach § 288 BGB (Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte bei B2B, + 5 bei B2C), tagesgenau,
- die Verzugsschadenpauschale von 40 EUR (§ 288 Abs. 5, nur B2B),
- je Stufe eine feste Mahngebühr.
Das Mahnschreiben weist Hauptforderung, Zinsen und Gebühren einzeln aus und nennt den offenen Gesamtbetrag mit neuer Frist.
Automatisch oder von Hand
Das automatische Mahnwesen ist je Firma zuschaltbar (Mahnwesen → Einstellungen): Karenztage nach Fälligkeit, Abstände zwischen den Stufen, Freigabepflicht für die Inkassostufe. Wer lieber selbst entscheidet, lässt die Automatik aus und nutzt die Sammelaktion in der Rechnungsliste: mehrere überfällige Rechnungen markieren, "Mahnungen senden" - Accountix wählt je Rechnung die richtige nächste Stufe. Eine Schutzsperre verhindert, dass dieselbe Rechnung zweimal am selben Tag gemahnt wird.
Den Überblick behalten
Die Rechnungsliste zeigt je Rechnung den letzten Stand ("Gemahnt (Stufe 1) - 12.08."). Die Mahnhistorie auf der Rechnung listet jede gesendete Stufe mit Datum und Betrag. Zahlungen, die über die Bankanbindung eingehen, stoppen weitere Stufen automatisch.
Praxis-Tipp
Die Zahlungserinnerung nach 3 bis 5 Karenztagen einrichten, die 2. Mahnung 14 Tage später - und die Inkassostufe immer mit Freigabepflicht. So bleibt der Ton verhältnismäßig und kein Stammkunde bekommt versehentlich Post vom Inkasso.