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Rechnungskreise und Rechnungsnummern
Wie Accountix Rechnungsnummern vergibt - Nummernkreise je Firma, Formate mit Jahr und Präfix, Lückenfüller und was beim Import passiert.
Was ist ein Rechnungskreis?
Ein Rechnungskreis (Nummernkreis) ist die Vorschrift, nach der Ihre Rechnungsnummern entstehen: Präfix, Trennzeichen, Jahr, laufende Nummer. Jede Firma (Aussteller) hat mindestens einen eigenen Kreis - Rechnungsnummern müssen je Firma eindeutig und fortlaufend sein, nicht systemweit.
Beispiele für Formate:
| Einstellung | Ergebnis |
|---|---|
Präfix RE, Trenner -, 4 Stellen | RE-0007 |
kein Präfix, Trenner /, Jahr YY dahinter | 21/26 |
Präfix INV, Jahr YYYY davor, 3 Stellen | INV-2026-007 |
Der Zähler
Jeder Kreis führt einen Zähler. Beim Erstellen einer Rechnung reserviert Accountix atomar die nächste Nummer - auch wenn zwei Personen gleichzeitig Rechnungen anlegen, kollidiert nichts. Ist eine Nummer bereits vergeben (z. B. durch einen Import), überspringt der Zähler sie selbstständig.
Feste Nummern und Lückenfüller
Beim Anlegen können Sie die Nummer auch fest vorgeben. Der Zähler bleibt dabei unangetastet - so lassen sich Lücken in der Historie gezielt füllen (etwa wenn eine Rechnung gelöscht wurde und die Nummer neu vergeben werden soll). Beim Löschen einer Rechnung bietet Accountix an, den Zähler auf die höchste noch vorhandene Nummer zurückzusetzen.
Import bestehender Rechnungen
Importieren Sie eine bestehende PDF-Rechnung, behält sie die aufgedruckte Nummer und wird nur einem Kreis zugeordnet. Passt die importierte Nummer zum Format des Kreises, zieht Accountix den Zähler automatisch nach: Nach dem Import von RE-0042 erzeugt die nächste neue Rechnung RE-0043 - nicht RE-0031, nur weil der Zähler dort stand. Fremdformatige Nummern (z. B. vom Vorsystem) lassen den Zähler in Ruhe.
Empfehlungen
- Ein Kreis pro Firma reicht meist. Mehrere Kreise lohnen sich, wenn Sie getrennte Serien wollen (z. B. Inland/Ausland).
- Das Jahr im Format (
YYoderYYYY) macht Nummern selbsterklärend und verhindert Verwechslungen über Jahre hinweg. - Nummern niemals wiederverwenden, solange die Originalrechnung existiert - der Kreis verhindert das automatisch.