Rechnungen schreiben·EN
Rechnungsmuster und strukturierte Rechnungen
Vorlagen mit festen Preisen und offenen Mengen, Abschnitts-Überschriften mit Zwischensummen und ein frei definierbarer Einleitungstext.
Was ein Rechnungsmuster ist
Ein Rechnungsmuster (Stammdaten → Rechnungsmuster) ist eine wiederverwendbare Vorlage: Positionen, Preise, Steuersatz, Betreff, Einleitungstext. Beim Erstellen einer Rechnung wählen Sie das Muster - alles ist vorausgefüllt und bleibt editierbar.
Feste Preise, offene Mengen
Der Klassiker: gleiche Stückpreise, jeden Monat andere Mengen. Lassen Sie im Muster die Menge leer - beim Anwenden fragt Accountix genau diese Werte ab:
| Position | Einzelpreis | Menge |
|---|---|---|
| Briefe Mini | 0,40 EUR | offen |
| Briefe Maxi | 1,80 EUR | offen |
| Einlieferungspauschale | 60,00 EUR | 1 |
So entsteht die Monatsrechnung in Sekunden: Muster wählen, zwei Mengen eintippen, fertig.
Abschnitte und Zwischensummen
Für gegliederte Rechnungen kennt jede Zeile einen Typ: Position, Überschrift oder Zwischensumme.
- Überschriften ("Produktion", "Porto", "Ausland") strukturieren die Tabelle; sie tragen keine Beträge und keine Positionsnummer.
- Eine Zwischensumme summiert automatisch alle Positionen seit der letzten Zwischensumme - auch über mehrere Überschriften hinweg.
- Die Positionsnummerierung zählt nur echte Positionen durch.
Beispiel-Aufbau: Überschrift "Produktion" mit fünf Positionen, "Summe" (rechnet selbst), dann "Porto", "Ausland", "Einschreiben" mit weiteren Positionen und einer zweiten "Summe". Genau so entsteht eine Rechnung mit sauberer Blockstruktur; die E-Rechnung (ZUGFeRD) enthält dabei nur die echten Positionen und bleibt normkonform.
Einleitungstext
Der Satz über der Tabelle ("vereinbarungsgemäß stellen wir Ihnen ...") lässt sich pro Muster und pro Rechnung ersetzen - inklusive Platzhaltern: "für die Leistungen im Zeitraum vom {customFields.von} bis {customFields.bis} für das Projekt {customFields.projekt} berechnen wir:". So klingt jede Rechnung nach Ihrem Geschäft, nicht nach Software.
Platzhalter, die Accountix selbst füllt
Neben den eigenen Feldern kennt Accountix drei feste Platzhalter. Sie gelten im Verwendungszweck, im Titel, im Einleitungstext und in den Positionsbeschreibungen - und damit auch im Zahlungs-QR-Code und in der E-Rechnung:
| Platzhalter | wird ersetzt durch |
|---|---|
{month} | Monat des Leistungszeitraums, ausgeschrieben ("September"). Ohne Leistungszeitraum: Monat des Rechnungsdatums. |
{year} | Jahr aus derselben Quelle ("2026") |
{nr} | Rechnungsnummer |
Ein Verwendungszweck "Porto Social Media {month} {year}" wird auf der Rechnung für September also zu "Porto Social Media September 2026". Bei einer englischen Rechnung stehen dort die englischen Monatsnamen. Für wiederkehrende Rechnungen heißt das: Muster einmal anlegen, und jede monatliche Rechnung trägt automatisch den richtigen Zeitraum im Verwendungszweck.
Die Rechnungsansicht zeigt Titel, Positionen und Verwendungszweck mit denselben aufgelösten Werten wie das Dokument. Beim Bearbeiten des Titels erscheinen wieder die Platzhalter, damit sie erhalten bleiben. Auch in Mahnungen stehen {title} und {reference} aufgelöst.
Muster oder Abo?
- Muster = gleiche Struktur, wechselnder Inhalt, manuell ausgelöst.
- Abo = gleicher Inhalt, automatischer Zeitplan.
Beides kombiniert sich: Eine aus dem Muster erzeugte Rechnung lässt sich anschließend als Abo einrichten.