Rechnungen schreiben·EN
Rechnungsmuster und strukturierte Rechnungen
Vorlagen mit festen Preisen und offenen Mengen, Abschnitts-Überschriften mit Zwischensummen und ein frei definierbarer Einleitungstext.
Was ein Rechnungsmuster ist
Ein Rechnungsmuster (Stammdaten → Rechnungsmuster) ist eine wiederverwendbare Vorlage: Positionen, Preise, Steuersatz, Betreff, Einleitungstext. Beim Erstellen einer Rechnung wählen Sie das Muster - alles ist vorausgefüllt und bleibt editierbar.
Feste Preise, offene Mengen
Der Klassiker: gleiche Stückpreise, jeden Monat andere Mengen. Lassen Sie im Muster die Menge leer - beim Anwenden fragt Accountix genau diese Werte ab:
| Position | Einzelpreis | Menge |
|---|---|---|
| Briefe Mini | 0,40 EUR | offen |
| Briefe Maxi | 1,80 EUR | offen |
| Einlieferungspauschale | 60,00 EUR | 1 |
So entsteht die Monatsrechnung in Sekunden: Muster wählen, zwei Mengen eintippen, fertig.
Abschnitte und Zwischensummen
Für gegliederte Rechnungen kennt jede Zeile einen Typ: Position, Überschrift oder Zwischensumme.
- Überschriften ("Produktion", "Porto", "Ausland") strukturieren die Tabelle; sie tragen keine Beträge und keine Positionsnummer.
- Eine Zwischensumme summiert automatisch alle Positionen seit der letzten Zwischensumme - auch über mehrere Überschriften hinweg.
- Die Positionsnummerierung zählt nur echte Positionen durch.
Beispiel-Aufbau: Überschrift "Produktion" mit fünf Positionen, "Summe" (rechnet selbst), dann "Porto", "Ausland", "Einschreiben" mit weiteren Positionen und einer zweiten "Summe". Genau so entsteht eine Rechnung mit sauberer Blockstruktur; die E-Rechnung (ZUGFeRD) enthält dabei nur die echten Positionen und bleibt normkonform.
Einleitungstext
Der Satz über der Tabelle ("vereinbarungsgemäß stellen wir Ihnen ...") lässt sich pro Muster und pro Rechnung ersetzen - inklusive Platzhaltern: "für die Leistungen im Zeitraum vom {customFields.von} bis {customFields.bis} für das Projekt {customFields.projekt} berechnen wir:". So klingt jede Rechnung nach Ihrem Geschäft, nicht nach Software.
Muster oder Abo?
- Muster = gleiche Struktur, wechselnder Inhalt, manuell ausgelöst.
- Abo = gleicher Inhalt, automatischer Zeitplan.
Beides kombiniert sich: Eine aus dem Muster erzeugte Rechnung lässt sich anschließend als Abo einrichten.