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Der Einrichtungsassistent: Firma, Logo oder Vorlage, Nummern, Bankkonto
Nach der Anmeldung führt ein Assistent in vier Schritten zur ersten Rechnung - Firmendaten, Rechnungslayout mit Logo oder eigener Word-Vorlage, Rechnungsnummern und Bankkonto per FinTS.
Wozu der Assistent da ist
Ein neues Accountix-Konto bringt eine Firma mit Platzhalter-Adresse, aber noch kein Logo, keinen Nummernkreis und kein Bankkonto mit. Der Einrichtungsassistent holt diese vier Dinge in einer festen Reihenfolge nach, damit die erste Rechnung vollständig und korrekt aussieht:
- Firma - Name, Anschrift, Steuernummern, Bankverbindung für die Rechnung
- Rechnungslayout - Logo für das eingebaute Layout oder eine eigene Word-Vorlage
- Rechnungsnummern - das Format des Rechnungskreises
- Bankkonto - FinTS-Verbindung oder ein manuell geführtes Konto
Ein neues Konto landet nach der Anmeldung direkt im Assistenten - bei jeder Anmeldung, solange die Einrichtung nicht abgeschlossen ist und noch ein Schritt offen ist. Wer ihn über Später erledigen oder das Menü verlässt, sieht auf der Übersicht eine Karte Einrichtung mit dem Fortschritt, bis die Einrichtung abgeschlossen wird. Jeder Schritt lässt sich überspringen; der Assistent bleibt unter Admin › Stammdaten › Einrichtung erreichbar, auch für später angelegte Firmen. Er steht nur Administratoren offen, weil er Stammdaten und Bankzugänge anlegt.
Der Fortschritt wird nicht aus einer Checkliste gelesen, sondern aus den echten Daten: Ein Schritt gilt als erledigt, wenn die Platzhalter-Adresse ersetzt ist, ein Logo oder eine Rechnungsvorlage existiert, ein Rechnungskreis angelegt ist bzw. ein aktives Bankkonto vorhanden ist.
Schritt 1: Firma
Ein Beispiel: Die Nordwind Beratung GmbH meldet sich an. Der Assistent zeigt die automatisch angelegte Firma mit leeren Adressfeldern. Eingetragen werden:
| Feld | Beispiel | Wirkung |
|---|---|---|
| Firmenname, Rechtsform | Nordwind Beratung, GmbH | Briefkopf und Absenderzeile |
| Kürzel | NORDWIND | Schriftzug oben links, solange kein Logo da ist |
| Anschrift | Hafenstraße 12, 20457 Hamburg | Absenderblock und Fußzeile |
| USt-IdNr. / Steuernummer | DE123456789 / 46/123/45678 | Pflichtangaben nach § 14 UStG |
| Bankverbindung | IBAN, BIC, Bank | Zahlungsangaben auf der Rechnung |
Das Häkchen Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellt alle Rechnungen dieser Firma auf 0 % Umsatzsteuer mit dem gesetzlichen Hinweis um. Register, Geschäftsführung und eine Zusatzzeile für die Fußzeile stehen unter Weitere Angaben.
Die Bankverbindung in diesem Schritt ist die, auf die Ihre Kunden überweisen. Der Zugang zum Konto, mit dem Accountix Umsätze abruft, folgt in Schritt 4 - beide können dasselbe Konto sein, müssen es aber nicht.
Schritt 2: Rechnungslayout
Hier entscheiden Sie, wie die PDF aussieht. Zwei Wege, die sich auch kombinieren lassen:
A - Logo für das eingebaute Layout. Accountix bringt ein fertiges Rechnungslayout mit (Briefkopf, Positionstabelle, Summenblock, Fußzeile mit Steuer- und Bankangaben). Laden Sie Ihr Logo als PNG oder JPG hoch - ideal ist ein PNG mit transparentem Hintergrund. Es wird oben links eingebettet und auf höchstens 180 × 60 Punkt verkleinert; ein querformatiges Logo wirkt deshalb am besten. Ohne Logo steht dort das Kürzel der Firma.
B - Eigene Word-Vorlage. Wenn Ihre Rechnung weiter so aussehen soll wie bisher, laden Sie Ihr Word-Dokument (.docx) hoch. Darin stehen Platzhalter in geschweiften Klammern, etwa {invoiceNumber}, {customer.name} oder {total}, und für die Positionen eine Schleife {#lineItems} … {/lineItems}. Der Assistent rendert die Vorlage sofort mit Beispieldaten als PDF-Vorschau, bevor Sie sie speichern. Gespeichert wird sie als Standard-Rechnungsvorlage dieser Firma; weitere Vorlagentypen (Mahnungen, Anschreiben) finden Sie unter Vorlagen.
Welche Platzhalter es gibt, zeigt der Assistent direkt unter dem Upload, nach Gruppen sortiert und mit Beispielwerten - ein Klick kopiert den Platzhalter in die Zwischenablage. Wichtig: Die Platzhalter stehen als normaler Text im Dokument, nicht als Word-Feld oder Textmarke. Fehlt ein Wert, bleibt die Stelle leer.
| Gruppe | Platzhalter |
|---|---|
| Rechnung | {invoiceNumber}, {title}, {issueDate}, {dueDate}, {reference}, {today}, {customFields.projekt} (eigenes Feld aus dem Rechnungsmuster, der Name nach dem Punkt ist frei wählbar) |
| Beträge | {subtotal}, {subtotalGross} (netto vor Rabatt), {discountAmount}, {discountPercent}, {taxRate}, {taxAmount}, {total}, {currency} |
| Kunde | {customer.name}, {customer.firstName}, {customer.lastName}, {customer.companyName}, {customer.salutation}, {customer.email}, {customer.street}, {customer.postalCode}, {customer.city}, {customer.country}, {customer.vatId} |
| Aussteller | {issuer.name}, {issuer.street}, {issuer.postalCode}, {issuer.city}, {issuer.email}, {issuer.phone}, {issuer.website}, {issuer.vatId}, {issuer.taxNumber}, {issuer.bankName}, {issuer.iban}, {issuer.bic}, {issuer.directors} |
| Positionen | {#lineItems} … {/lineItems} um eine Tabellenzeile, darin {position}, {description}, {quantity}, {unitPrice}, {lineTotal} |
Ein Beispiel: Die Positionstabelle der Nordwind Beratung GmbH hat eine Kopfzeile und eine einzige Datenzeile. In der ersten Zelle der Datenzeile steht {#lineItems}{position}, in den weiteren {description}, {quantity} und {unitPrice}, in der letzten {lineTotal}{/lineItems}. Beim Rendern wird diese Zeile für jede Position einmal ausgegeben; die Summenzeile darunter enthält {subtotal}, {taxAmount} und {total}.
Wer beides einrichtet, nutzt die Word-Vorlage für Rechnungen und das Logo zum Beispiel für Mahnungen im eingebauten Layout. Wie Vorlagen mit festen Beträgen zu Rechnungsmustern werden, beschreibt Rechnungsmuster.
Schritt 3: Rechnungsnummern
Rechnungsnummern müssen je Firma fortlaufend und eindeutig sein. Der Assistent legt den Rechnungskreis der Firma an (oder bearbeitet den vorhandenen) und zeigt live, wie die nächste Nummer aussieht. Die Schnellwahl bietet vier gängige Formate:
| Schnellwahl | Nächste Nummer |
|---|---|
RE-2026-0001 | Präfix RE, Jahr vierstellig davor, 4 Stellen |
2026-0001 | Jahr vierstellig, 4 Stellen |
1/26 | fortlaufende Nummer, zweistelliges Jahr dahinter |
INV-0001 | Präfix ohne Jahr |
Wechseln Sie aus einem anderen Programm, tragen Sie unter Zuletzt vergebene Nummer Ihre letzte Rechnungsnummer ein - war das 2026-0147, geben Sie 147 ein, und Accountix vergibt als Nächstes 2026-0148. Für einen Neustart bleibt die 0 stehen. Hat der Kreis schon Nummern vergeben, weist der Assistent darauf hin; Formatänderungen gelten dann nur für künftige Rechnungen. Alles weitere zu Zählern, Lückenfüllern und mehreren Kreisen steht unter Rechnungskreise.
Schritt 4: Bankkonto
Mit einem verbundenen Konto erkennt Accountix Zahlungseingänge automatisch und kann Eingangsrechnungen direkt überweisen.
FinTS-Zugang (empfohlen): Geben Sie IBAN oder Bankleitzahl ein - Accountix ermittelt daraus Bank und FinTS-Adresse aus dem Verzeichnis der Deutschen Kreditwirtschaft (über 1.700 Institute). Dazu kommen Ihr Online-Banking-Login (bei Volks- und Raiffeisenbanken der VR-NetKey) und die PIN. Beim Verbinden fragt die Bank einmalig ihre Freigabe ab, per TAN oder App-Bestätigung, und meldet dann die Konten dieses Zugangs. Sie wählen das Konto aus, das mit Accountix verbunden wird. Ab dann werden Umsätze automatisch abgerufen.
Ohne Bankzugang: Für Banken ohne FinTS oder wenn Sie keinen Zugang hinterlegen möchten, legen Sie das Konto mit IBAN und BIC manuell an. Umsätze lesen Sie dann als CSV-Export Ihrer Bank unter Bankkonten verwalten → CSV importieren ein.
Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich für die FinTS-Verbindung zu Ihrer Bank verwendet; jede Überweisung braucht die Freigabe über das TAN-Verfahren Ihrer Bank. Details zu Kontotypen, Zuordnung und Überweisungen stehen unter Bankkonten.
Schritt 5: Fertig
Die Zusammenfassung zeigt, was erledigt ist, und bietet für offene Schritte nachholen an. Einrichtung abschließen blendet die Karte auf der Übersicht aus und führt zur Übersicht. Von dort geht es weiter: ersten Kunden anlegen, erste Rechnung schreiben, Kolleginnen und Kollegen als Benutzer anlegen oder Eingangsrechnungen per E-Mail empfangen.
Häufige Fragen
Ich habe mehrere Firmen. Der Assistent richtet immer die oben ausgewählte Firma ein. Über das Auswahlfeld im Kopf des Assistenten wechseln Sie zur nächsten und durchlaufen die Schritte erneut; der Fortschritt wird je Firma berechnet.
Die Karte stört, ich bin noch nicht fertig. Ausblenden verbirgt sie für diese Browser-Sitzung. Nicht mehr anzeigen entspricht dem Abschließen - der Assistent bleibt trotzdem im Menü. Unter Einrichtung › Fertig lässt sich die Karte mit Einrichtung wieder auf der Übersicht anzeigen zurückholen.
Kann ich etwas später ändern? Alles. Firmendaten unter Firmen, Logo ebenfalls dort, Vorlagen unter Vorlagen, Nummernformate unter Rechnungskreise, Konten unter Bankkonten verwalten. Der Assistent ist nur der kürzeste Weg durch diese Seiten.